Comment établir mes devis ?

On reprend tout dans l’ordre.

Fixer son tarif

La première étape pour établir un devis, c’est d’avoir un tarif / jour. Comme vous avez déjà lu ce long article sur le sujet du tarif, nous ne nous étendrons pas outre mesure dessus ici.

On se contentera de rappeler l’essentiel des chiffres communément considérés comme standards dans le milieu de la création : si vous débutez, votre tarif doit être de 250 € / jour¹ (en province) et de 300 € / jour (à Paris). Attention on parle bien là d’un plancher minimum pour un profil junior. Si vous avez de l’expérience ou que votre expertise est recherchée, vous êtes plus cher : 400, 500, 600 € / jour, voire beaucoup plus. Ce sont là des chiffres parfaitement courants qui ne doivent plus vous effrayer si vous avez bien lu l’article dont ils sont tirés. (Lisez-le on vous dit.)

Estimer son temps de travail

Une fois qu’on sait combien on vaut à la journée, on peut s’atteler à la tâche de savoir combien de temps on va travailler sur le projet dont on est en train de faire le devis. L’estimation du temps de travail multipliée par votre tarif / jour va vous permettre d’avoir une première enveloppe crédible du budget global de votre prestation.

Pour cela, il faut évidemment avoir une idée de combien de temps vous prendra le travail qu’on vous demande. Logiquement, on vous sollicitera pour un type de prestation au cœur de votre expertise métier et vous aurez donc déjà réalisé des travaux similaires auparavant : vous savez combien de temps ça vous a pris les premières fois, vous saurez donc estimer à la louche combien de temps ça vous prendra cette fois-ci. Si ce n’est pas le cas c’est que vous vendez une prestation que vous ne maîtrisez pas, et vous n’êtes en train de faire un cadeau à personne (ni à vous, ni à votre client)…

Pour mécanique qu’elle soit, cette phase n’est pas triviale pour autant et elle peut être chronophage si le volume de travail est important ou la prestation complexe. Elle mérite toute votre attention, ne serait-ce que parce qu’elle a le pouvoir à elle seule de transformer un projet normal en gouffre à fric sans fond.

La meilleure technique reste de dépiler toutes les phases de votre boulot bêtement dans l’ordre, de faire des additions et de regarder le chiffre obtenu au bout. Attention, gardez bien à l’esprit que le temps de production n’est qu’une partie du temps que vous allez passer sur le projet : une tâche qui techniquement « vous prend deux heures » vous prendra en réalité bien davantage si vous prenez soin de comptabiliser tout le travail périphérique nécessaire à son exécution : réunions préparatoires, échanges téléphoniques ou électroniques, retours, modifications…

Chiffrer la cession de droits

Si vous réalisez un travail de création originale (ce qui est obligatoire si vous êtes MDA au passage), vous facturez des droits d’auteur. Ceux-ci se calculent théoriquement indépendamment de votre tarif / jour et vont dépendre de plusieurs facteurs qui vont concerner la diffusion de votre travail (tirage, étendue temporelle et géographique, exclusivité, etc.). C’est ce qui explique par exemple qu’un gros client sera facturé plus cher qu’un petit².

Tout droit non-explicitement cédé à votre client est réputé non-acquis, il est donc important de préciser de façon exhaustive sur votre devis ce que couvre la cession que vous accordez. Pour faire court (et sans surprise), plus vous cédez de droits, plus vous les faites payer.

Voilà pour la théorie. Maintenant en pratique, comment évaluer le prix d’une cession de droits ?

Diverses approches existent (et feront l’objet d’un article à part entière), des estimations en pourcentages sur le nombre de tirages (pour les œuvres imprimées) aux calculs savants basés sur le barème officiel des œuvres de commande en publicité.

Il devient rapidement fastidieux de s’aventurer dans des élaborations comptables de ce type, et elles découragent à juste titre beaucoup de créatifs souhaitant simplifier leurs négociations commerciales. Devant ce casse-tête, nombre de professionnels du secteur (notamment ceux travaillant pour les agences) se sont résolus à « incorporer » le montant de leur cession de droits à leur tarif / jour de façon forfaitaire : ils facturent donc bien des droits d’auteur, mais le calcul de ceux-ci est directement compris dans leur tarif / jour et reste transparent pour le client final.

Ce qui ne dispense absolument pas de faire figurer en toutes lettres les droits explicitement cédés sur le devis (et de rédiger une cession en bonne et due forme en fin de mission). Et si jamais la cession de ces droits était amenée à évoluer (cession plus longue, nouveaux supports…), alors une nouvelle facturation se justifierait.

L’addition

Si vous avez tout bien suivi, on arrive donc au résultat suivant :

Avec comme nous l’avons vu :

• une cession de droits qui sera nulle si vous ne vendez pas un travail de création originale ;
• une cession de droits qui peut éventuellement être directement incluse dans le tarif / jour par commodité.

Ouf ! On a fini ?

Pas complètement.

Faire payer des circonstances exceptionnelles

Vous avez devisé l’enveloppe correspondant à une mission normale se déroulant dans des conditions normales. Or il peut arriver que les circonstances dans lesquelles vous allez effectuer votre travail sortent du cadre que vous avez défini pour votre activité (et sur lequel se base votre TJM). Dans ces cas-là, il est normal de moduler votre tarif en conséquence.

D’autres situations exceptionnelles peuvent occasionner des surcoûts, comme par exemple une mission dans des lieux ne correspondant pas à votre espace de travail habituel et engendrant des coûts de déplacement supplémentaires, à répercuter sur la facture globale.

À l’inverse, vous pouvez bien sûr moduler votre tarif dans l’autre sens si vous souhaitez faire un geste commercial. Une mission particulièrement longue ou un (vrai) bon client peut vous donner envie de baisser exceptionnellement votre tarif. Évidemment il convient de le faire de façon raisonnable et de garder en tête votre seuil de rentabilité, mais vous savez tout ça maintenant. (Non, on ne fait pas -50 % à ce nouveau client autoproclamé « fidèle ».)

Le cas de la prestation « au temps passé »

Si la méthode d’estimation temporelle que nous vous donnons ci-dessus correspond au travail dit « au forfait » (courant dans nos métiers), elle n’est pas pour autant la seule applicable : il arrive que pour diverses raisons d’ordre pratique ou politique, des clients exigent un mode de facturation au temps passé (aussi appelé « régie »³). C’est une façon de fonctionner tout aussi légitime et elle ne doit pas éveiller déraisonnablement vos soupçons.

Dans ce cas-là vous n’estimez pas la durée de votre prestation à l’avance mais vous remettez un relevé du temps passé sur le projet en fin de mission et vous le multipliez par votre tarif / jour (cette partie-là fonctionne toujours). Il faudra néanmoins contractualiser cette collaboration en amont d’une manière ou d’une autre, afin que tout soit très clair sur le montant de votre rémunération, le périmètre de votre mission et la manière dont votre travail sera évalué.

Votre client vous demandera certainement des comptes sur le temps effectivement travaillé sur son projet (puisque ce qu’il va vous payer en sera la conséquence directe) : il est donc courant de convenir conjointement d’un système de time-sheeting, de logs (Github, Bitbucket) ou de rédaction de compte-rendus réguliers afin que tout le monde jouisse d’une visibilité à date sur le travail que vous réalisez.

Rédiger tout ça

Vous avez à présent l’essentiel, reste à mettre en forme votre devis sans rien oublier en route.

• Renseignez vos coordonnées complètes ainsi que celles de votre client.

• Datez votre devis.

• Détaillez votre prestation poste par poste de la façon la plus explicite et la plus exhaustive possible, en attribuant pour chaque un montant de rémunération.

• Mentionnez à part la cession de droits et son montant (si vous vendez de la création originale).

• Mentionnez à part la TVA (si vous y êtes soumis) et les frais annexes (s’il y en a).

• N’oubliez pas de signaler vos conditions de paiement (« à réception » c’est bien) et d’exiger noir sur blanc le versement d’un acompte (30 % étant une moyenne répandue), payable à la signature du devis.

• Il faudra également faire figurer en bonne place la durée de validité de votre devis (« un mois » c’est bien), afin de ne pas vous retrouver avec un client qui se réveille trois ans plus tard alors que vous avez clos votre activité et que vous vous êtes reconverti dans l’élevage de loutres…

• Réservez une place explicite à la signature de votre client, en exigeant une formule engageante de sa part (« bon pour accord » c’est bien).

• Si vous êtes membre d’une AGA, n’oubliez pas de faire figurer cette mention (obligatoire) : « Membre d’une association agréée. Le paiement des honoraires par chèque est accepté ». (Ce qui vous oblige au passage à accepter les chèques, de toute évidence…)

• Dernier point absolument crucial, les conditions générales de vente, qui vous protègeront et borneront votre prestation : bichonnez-les et détaillez-les, elles sont votre rail de sécurité en cas d’emmerdes. Elles mériteraient à elles seules un article, on verra si on a le courage un jour…

Des exemples

Vous trouverez énormément d’exemples de devis sur la toile, parfois bons, parfois moins. Signalons le bon travail effectué dans ce domaine par le site Kob-One qui propose la publication de tarifs de nombreux créatifs et un générateur de devis de logo pertinent.

Nous vous renverrons également vers le devis-type qu’avait rédigé Julien Moya pour son livre, qui a le mérite d’être clair, juste et exhaustif.

Quelques conseils pour finir…

Vous êtes prêts. Une dernière poignée de conseils pour la route.

• On ne commence évidemment pas un travail sans devis signé. Un devis engage les deux partis (client et prestataire) sur un périmètre de mission bien défini, c’est un contrat qui servira de base en cas de litige, il est votre allié le plus précieux. Et si votre client vous hurle qu’il n’a pas le temps pour la paperasse et qu’on verra plus tard parce que sa mission est « urgente », convainquez-le de prendre « urgemment » cinq minutes pour signer votre devis ou envoyez-le se faire pendre.

• On ne commence pas un travail sans acompte, surtout en cas de nouveau client. Demandez 30 % (minimum) à la signature du devis : c’est une pratique courante qui ne devrait pas effrayer les bons clients (par contre les mauvais détesteront, un bon indice pour vous).

• Ne faites pas 50 versions de votre devis à mesure que vous négociez avec votre client, vous allez vous épuiser (et lui avec). Dégrossissez le périmètre et l’enveloppe globale de façon informelle (e-mail, téléphone), et une fois tout le monde d’accord formalisez votre contrat par la rédaction d’un devis détaillé.

• Si la mission que vous devisez s’annonce complexe et potentiellement riche en modifications, une bonne pratique est d’accompagner le devis d’un planning fixant les dates clés de rendu (les vôtres comme ceux du client) : maquettes, retours, validations, etc. Ne jamais accepter de s’engager par devis sur un délai de livraison sans avoir obtenu du client qu’il s’engage lui-aussi sur ses propres délais de décision⁴.

• Certaines grosses agences éditent elles-mêmes leurs bons de commande, censés se substituer à votre devis. Pourquoi pas, mais veillez bien à ce que toutes vos conditions soient bien présentes dessus.